¿Qué es bien Apollo.io?

Apollo.io es una plataforma de ventas y generación de leads que incluye una serie de herramientas y soluciones para ayudar a las empresas en sus esfuerzos de ventas, especialmente para estrategias de outbound B2B.

Ofrece una amplia gama de funcionalidades diseñadas para facilitar la prospección, la calificación de leads y la mejora de la eficiencia en el proceso de ventas. En especial de la primera parte del embudo de ventas de la que se encargan los SDR (Sales Development Representative).

¿Es lo mismo que un CRM?

Tener en cuenta que esta herramienta NO es un CRM, es una herramienta de cadencia de ventas. Si quieres profundizar sobre la diferencia entre ellas, en este otro artículo del blog hablamos más sobre el tema.

De hecho, Apollo.io permite la integración con los CRMs más utilizados a nivel mundial como Salesforce y Hubspot, para poder gestionar el embudo completo de ventas outbound b2b.

¿Cómo configurar mi cuenta de Apollo?

Ahora bien, si te has decidido a probar Apollo.io para tu estrategia de ventas, en este artículo te contaremos cuál es el checklist indispensable que tienes que tener en cuenta a la hora de configurar este tipo de herramientas para poder tenerla 100% a punto para usarla de manera correcta y eficiente:

1. Lo primero es configurar bien la información de la cuenta general y las distintas cuentas de correo electrónico que se usarán dentro de esta misma cuenta. Apollo permite (por ahora) hasta 5 ‘mailboxes’ por usuario. De esta forma puedes trabajar para distintas cuentas desde un mismo usuario.
2. Una vez enlazado correctamente el Mailbox según tu proveedor de correo electrónico, es muy importante configurar correctamente:
   • Los límites de envío de correos con esa cuenta: diario, por hora y tiempo entre correos. Recomendación: empezar muy de a poco siempre, por ejemplo: 20 diarios, 5 por hora y 60 segundos entre correos. Ir subiendo a medida que asegure entregabilidad.
   • La firma que se utilizará par acada mailbox. Lo más plana posible siempre: sin imágenes ni nlinks.
   • Decidir si agregaremos una leyenda correcta para el opt in/out a los correos que envíes desde Apollo.
3. Si más usuarios usarán la cuenta, se pueden crear usuarios nuevos como admin o non-admin de acuerdo a los permisos que quieras que tenga esa persona. Además, puedes definirle un límite de créditos de buscador de correos y configurar un campos personalizables para identificar diferentes usuarios por algún criterio común.
4. Algo que puede sonar banal, pero que luego en el día a día es muy importante, es el layout de campos visibles en las pantallas principales de los contactos. Será mucho más fácil tener bien detectado qué información es crucial para facilitar las tareas de prospección. El ‘contact stage’ por ejemplo suele ser muy útil tener fácilmente visible y cualquier otro ‘custom field’ personalizado que sea crucial para identificar ciertos tipos de contactos o cuentas.
5. Apollo trae ciertos ‘Contact Stages’ por default. Asegúrate de entender muy bien qué significa cada uno y que triggers automáticos dentro de Apollo asignan a cada contacto en qué custom stage. Seguro falta algún paso que tu crees fundamental detectar dentro de tu proceso de ventas. Crea cuantas ‘contact stages’ te hagan falta para adaptar la herramienta a tu proceso normal. Recuerda siempre categorizarla bien según el color ya que esa configuración determinará que el contacto salga de secuencia automáticamente (’succeded’ o ‘failed’) o no tenga efecto dentro de la secuencia (’no category’ o ‘in process’).
6. Apollo también tiene estandarizado en su herramienta ciertos triggers que determinan lógica de qué cuando pasen ciertas cosas con los contactos, se cambie tu ‘contact stage’ de un valor a otro. Revisa que esto coincida con el funcionamiento de tu proceso actual y modifica según necesites.
7. Los ‘custom fields’ son campos de información que Apollo no tenga de los contactos, pero que sean importantes para ti. Puedes agregar esta información manualmente, por importación o por API para poder facilitar la prospección y hasta para personalizar el contenido de tus correos para cada contacto. Por ej: número de visitas que tiene el sitio web de la cuenta a la que pertenece el contacto.
8. En la sección ‘Sequence’ > ‘Sequence Rulesets’ tienes las definiciones de triggers automáticos que puedes configurar para distintas secuencias de acuerdo a tu proceso de ventas. Esto determinará cuán automático o manual será el contacto con las personas y lo que quieras automatizarle a la persona que gestionará dicha secuencia. Puedes crear tantos como quieras y luego usar distintas ‘rulesets’ o reglas para distintas secuencias.
9. Última configuración importante es el ‘Sequence Schedule’. Esto determinará el horario laboral en el que enviarás tus correos para que le llegue a las personas que estás intentando contactar dentro de su jornada de trabajo y te asegures que lo lean. No estaría bien que esas personas estén recibiendo correos de tu parte por la madrugada. Si trabajas con gente en distintos husos horarios, Apollo te permite configurar que los correos se envíen dentro del horario de acuerdo a la ubicación de la persona (siempre y cuando exista esa información en Apollo, claro).

Algunas cosas más avanzadas, pero no menos importantes o urgentes:

Una configuración más avanzada, pero que sería esencial tener controlada desde el principio es la configuración correcta del dominio para que tu ‘domain diagnostics’ esté correcto y ‘en verde’ para asegurar su calidad y entregabilidad. En este artículo del blog tienes más información sobre las configuraciones SPF, DKIM y DMARC para que puedas comenzar con todo esto en orden también. De esta manera, cuidará mucho más la reputación de tu dominio. Recomendamos tenerlo configurado y ‘en verde’ antes de empezar a enviar grandes volúmenes de correos.

Si necesitas ayuda con alguna configuración, algo no está funcionando como pretendías o no entiendes alguna parte de este artículo, no dudes en escribirnos. Como partners oficiales de la herramienta tenemos cursos, comunidades y podemos darte recomendaciones personalizadas para que le saques el mejor partido a Apollo.io.