Somos muy pesados con el tema de cuidar la reputación de los dominios, pero es que, ¿qué sentido tiene enviar mails ya sea desde marketing o ventas si la gente no los recibe o nos marcan como spam?

Algunos conceptos teóricos:

1. Bounce Rate (Tasa de Rebote):
   • Definición: La tasa de rebote se refiere al porcentaje de correos electrónicos que no pudieron ser entregados con éxito a la bandeja de entrada del destinatario. Estos correos electrónicos rebotados se dividen generalmente en dos categorías:
     • Bounce duro (Hard bounce): Ocurre cuando un correo electrónico no puede ser entregado permanentemente debido a una dirección de correo electrónico incorrecta, inexistente o bloqueada.
     • Bounce suave (Soft bounce): Ocurre cuando un correo electrónico no puede ser entregado temporalmente debido a problemas temporales como el buzón del destinatario lleno o un servidor de correo temporalmente no disponible.
   • Significado: Una alta tasa de rebote puede indicar problemas con la calidad de la lista de correo electrónico, como direcciones de correo electrónico incorrectas o desactualizadas. Además, los proveedores de servicios de correo electrónico pueden interpretar altas tasas de rebote como señales de posibles prácticas de spam, lo que podría afectar la reputación del remitente.
2. Spam Rate (Tasa de Spam):
   • Definición: La tasa de spam se refiere al porcentaje de correos electrónicos enviados que son marcados como spam por los destinatarios o filtrados por los proveedores de servicios de correo electrónico como correos no deseados.
   • Significado: Un alto índice de spam puede afectar la capacidad de entrega futura de los correos electrónicos del remitente, ya que los proveedores de servicios de correo electrónico tienden a penalizar a los remitentes con altas tasas de spam. Para evitar esto, es importante seguir las mejores prácticas de marketing por correo electrónico, como obtener el consentimiento de los destinatarios, proporcionar opciones para darse de baja y evitar el uso de líneas de asunto y contenido que puedan activar los filtros de spam.

En resumen, monitorear y mantener bajos tanto el bounce rate como el spam rate es esencial para garantizar que las campañas de correo electrónico sean efectivas y que los mensajes lleguen a la bandeja de entrada de nuestros contactos.

Buenas prácticas

Iremos, ahora, de lleno a las mejores prácticas que recomendamos para que puedan trabajar como nosotros con 0% en tasas de bounce y spam rate:

Configurar SPF, DKIM y DMARC:

Desde el punto de vista técnico (aquí seguro necesitarás la ayuda de algún técnico web que te ayude a configurar algunas cuestiones para no liarla o sé muy cuidadoso al seguir los instructivos que existen online), es MUY importante configurar registros SPF (Sender Policy Framework) y DKIM (DomainKeys Identified Mail) para autenticar tu dominio y ser considerado como un dominio verificado y confiable. Más info sobre estos términos técnicos en nuestro Blog: “Fundamentos CRM – Email Marketing. SPF, DKIM y DMARC”.

Apollo tiene una herramienta de diagnóstico que te permite saber cómo se encuentra tu dominio en cada uno de estos puntos y tienes artículos con instructivos para configurar y mejorar cada punto:

Y aquí, desde lo técnico hay bastante tela para cortar, como configurar tracking domains, etc. Pero eso da para otro artículo completo.

Configurar límite de envío de correos diarios, por hora y tiempo entre correos:

De esta forma, aseguras la eficiencia de tus envíos y evitas posibles suspensiones o limitaciones de tu proveedor de email service. Puedes establecer límites distintos para cada mailbox asociado a una misma cuenta de Apollo.

Haz warm ups de tu mailbox. Establece límites bajos al principio: 20 mails diarios. Revisa tus rates y ve subiendo los límite poco a poco.

Evita prácticas de SPAM:

Personaliza tus correos electrónicos y evita el uso excesivo de mayúsculas, signos de exclamación y palabras sensacionalistas en el asunto y el cuerpo del mensaje. Ejemplos en el blog “Evita los filtros de spam con envíos de calidad”.

Prueba SIEMPRE de a poco la calidad de tus bases de datos:

Ya sea que usemos la BBDD de Apollo o cualquier otra BBDD importada a Apollo de otra fuente, no metas en secuencia muchos contactos a las vez.

Prueba la calidad de los emails de esos contactos, metiendo en secuencia de a lotes de 20-30 personas y monitorea las tasas de bounce y spam para estar seguro de poder meter más volúmen sin penalizar la autoridad de tu dominio.

De esta forma, podrás ir midiendo también la calidad de tu contenido e ir generando test A/B de cabeceras y cuerpo de los correos para conseguir que abran y respondan los correos.

Crea tus propias secuencias diagnóstico manual de situación de SPAM:

Monta listas de contactos de colegas y crea una secuencia de un sólo step pidiendo que te confirmen si el correo está llegando OK a su casilla.

Mete esta lista en secuencia todas las semanas y asegúrate de esta forma muy manual, pero muy rápida, que tus correos no están llegando a SPAM.

En el caso de que sucediera, pide a tus colegas que lo marquen como que ‘NO es SPAM’ así irás corrigiendo y compensando tu situación actual.

Verifica los correos con una herramienta:

Utiliza servicios de verificación de correo electrónico para identificar y eliminar direcciones inválidas en tu base de datos.

Es MUY importante hacer esta verificación aunque la fuente de mi base de datos me asegure que son correos electrónicos válidos. Hay muchas base de datos que tienen correos ‘adivinados’ de acuerdo a la estructura estándar de correo de una misma compañía. Por ejemplo: nombre.apellido@company.com. Sin embargo, puede ser que estos correos no sean los correctos y al enviarlo me devuelva un bounced.

Nosotros lo tenemos automatizado, conectando Apollo con Neverbounce a través de Zapier. De esta forma, hacemos una doble verificación del email que Apollo nos da por válido, con un sólo click prácticamente. Evitando descargar y cargar cientos de ficheros al día para poder hacerlo manualmente.